Objetivos a serem alcançados com a terceira parte da Oficina:
- Entender sobre arquivo permanente;
- Entender o motivo do Termo de Autorização de Uso de Imagem ser um documento com valor permanente;
- Entender o que é um fluxograma e para que ele serve;
- Saber analisar um fluxograma; e
- Entender sobre o fluxo e o ciclo de vida de um documento com valor permanente.
Autorizando o uso da imagem
Como podemos divulgar a imagem de terceiros?
Esta parte da nossa Milonga foi dedicada a analisar o fluxograma de um documento com valor permanente do acervo das ArqLindas. O valor permanente, de acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, é o valor probatório e informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo.
No mundo da dança, há muitos documentos que são produzidos, como fotos, vídeos, ingressos para entradas de espetáculos ou de bailes, panfletos de divulgação, entre outros. Além disso, o Termo de Autorização de Uso de Imagem é um documento essencial para esse meio, pois é somente com ele que pode-se divulgar um espetáculo a partir de fotos e vídeos ou outros meios, ou seja, esse documento pode permitir a propagação da imagem de terceiros, mediante autorização dos mesmos.
O Termo de Autorização de Uso de Imagem é um documento que possui a guarda permanente, pois tem valor probatório. Sendo assim, é prova legal de que alguém autorizou a reprodução de sua imagem. Caso essa pessoa resolva recorrer, a pessoa física ou jurídica que divulgou possui a prova que recebeu a autorização. No caso da nossa Milonga Arquivística, esse documento foi utilizado para a realização da Oficina. O responsável pelo Projeto PÉS? precisava assinar o Termo para que pudéssemos divulgar um outro documento permanente: o vídeo que vocês viram na primeira parte da nossa Oficina Virtual. O vídeo do Projeto é, também, um documento permanente, pois serve como prova da realização das atividades inerentes à essa extensão da Universidade de Brasília.
* O termo assinado pelos integrantes do projeto não pode ser divulgado aqui no Blog por conter informações pessoais.
Então, para analisar o Termo de autorização de Uso de Imagem desde sua criação até sua destinação final, utilizamos um fluxograma. O fluxograma é uma ferramenta utilizada para representar uma rotina de trabalho por meio de figuras geométricas. Um modo mais didático de entender o que acontece em uma organização a partir da transição de informações entre os elementos que o compõem. O fluxograma é essencial para obter um estudo detalhado do ciclo documentário, ou seja, ter conhecimento da entrada, processamento e saída dos documentos em determinada ocasião.
Os círculos do fluxograma representam o início ou conclusão de uma rotina, podendo ou não representar o fim dessa. Os retângulos se referem às atividades necessárias para a realização de uma rotina e os losangos representam as tomadas de decisão de uma determinada atividade. No caso do Termo de Autorização de Uso de Imagem, o ponto de partida para a sua criação foi a necessidade de utilizar o vídeo do Projeto PÉS?. Após isso, nós elaboramos o Termo e, em seguida, apresentamos duas vias para o responsável do Projeto. Ele poderia assinar ou não os documentos. Caso não tivesse assinado, o uso da imagem não teria sido autorizado e, então, o ciclo do documento teria terminado. No entanto, o responsável assinou, assim, obtivemos a Autorização do Uso da Imagem.
A assinatura do Termo implica que uma via fique conosco e a outra com o responsável pelo Projeto PÉS?. A nossa via se encontra em nosso arquivo corrente, pois ainda estamos utilizando as imagens do Projeto, então, precisamos desse documento frequentemente. Após o término da disciplina e do período em que podemos recorrer a ela por conta de algum problema, o documento irá para o nosso arquivo intermediário, pois não iremos utilizá-lo com tanta frequência. Depois de um tempo, esse documento, que já nasce permanente, irá para o nosso arquivo permanente. Porém, o fato de ir pro arquivo permanente não representa um fim, já que o documento pode ser recuperado a qualquer momento, caso haja necessidade de provar que a autorização das imagens do grupo foi concedida pelo responsável. É importante ressaltar que, se houver necessidade de recuperação do documento, este não volta a ser corrente.
Já a guarda da segunda via, ficará a critério do responsável. Caso ele resolva guardar, o Termo irá para o seu arquivo, podendo ser recuperado a qualquer momento. Caso contrário, o Termo irá ser eliminado e, assim, terá seu fim.
Enfim, o fluxograma foi elaborado de acordo com a importância do documento. Este Termo é prova de que a divulgação da imagem do Projeto foi autorizada pelo responsável, ou seja, se as imagens são permanentes, o termo de autorização do uso de imagem também deve ser.
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| Termo de Autorização do Uso da Imagem entregue ao responsável do Projeto PÉS?* |
Então, para analisar o Termo de autorização de Uso de Imagem desde sua criação até sua destinação final, utilizamos um fluxograma. O fluxograma é uma ferramenta utilizada para representar uma rotina de trabalho por meio de figuras geométricas. Um modo mais didático de entender o que acontece em uma organização a partir da transição de informações entre os elementos que o compõem. O fluxograma é essencial para obter um estudo detalhado do ciclo documentário, ou seja, ter conhecimento da entrada, processamento e saída dos documentos em determinada ocasião.
Os círculos do fluxograma representam o início ou conclusão de uma rotina, podendo ou não representar o fim dessa. Os retângulos se referem às atividades necessárias para a realização de uma rotina e os losangos representam as tomadas de decisão de uma determinada atividade. No caso do Termo de Autorização de Uso de Imagem, o ponto de partida para a sua criação foi a necessidade de utilizar o vídeo do Projeto PÉS?. Após isso, nós elaboramos o Termo e, em seguida, apresentamos duas vias para o responsável do Projeto. Ele poderia assinar ou não os documentos. Caso não tivesse assinado, o uso da imagem não teria sido autorizado e, então, o ciclo do documento teria terminado. No entanto, o responsável assinou, assim, obtivemos a Autorização do Uso da Imagem.
A assinatura do Termo implica que uma via fique conosco e a outra com o responsável pelo Projeto PÉS?. A nossa via se encontra em nosso arquivo corrente, pois ainda estamos utilizando as imagens do Projeto, então, precisamos desse documento frequentemente. Após o término da disciplina e do período em que podemos recorrer a ela por conta de algum problema, o documento irá para o nosso arquivo intermediário, pois não iremos utilizá-lo com tanta frequência. Depois de um tempo, esse documento, que já nasce permanente, irá para o nosso arquivo permanente. Porém, o fato de ir pro arquivo permanente não representa um fim, já que o documento pode ser recuperado a qualquer momento, caso haja necessidade de provar que a autorização das imagens do grupo foi concedida pelo responsável. É importante ressaltar que, se houver necessidade de recuperação do documento, este não volta a ser corrente.
Já a guarda da segunda via, ficará a critério do responsável. Caso ele resolva guardar, o Termo irá para o seu arquivo, podendo ser recuperado a qualquer momento. Caso contrário, o Termo irá ser eliminado e, assim, terá seu fim.
Enfim, o fluxograma foi elaborado de acordo com a importância do documento. Este Termo é prova de que a divulgação da imagem do Projeto foi autorizada pelo responsável, ou seja, se as imagens são permanentes, o termo de autorização do uso de imagem também deve ser.
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| Fluxograma do Termo de Autorização de Uso de Imagem do Projeto PÉS? |
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