Tava no fluxo, avistei a novinha no grau. Sabe o que ela quer??
Conhecer o fluxograma de um documento de arquivo permanente, é claro!
Para saber o que a novinha quer, além do funk, vamos entender primeiro o que é fluxograma: é uma ferramenta utilizada para representar uma rotina de trabalho por meio de figuras geométricas. Um modo mais didático de entender o que acontece em uma organização a partir da transição de informações entre os elementos que o compõem. No caso que mostraremos hoje, o fluxograma, feito por meio do programa bizagi, é de um documento que tem sua destinação final no arquivo permanente. O fluxograma é essencial para obter um estudo detalhado do ciclo documentário, ou seja, ter conhecimento da entrada, processamento e saída dos documentos em determinada ocasião.
O documento apresentado é um termo de autorização de uso de imagem (segue modelo abaixo), muito importante para o meio em que estamos inseridas: a dança. Não podemos sair por aí tirando fotos e/ou gravando apresentações diversas (até mesmo a da novinha no funk) para divulgação sem a autorização prévia das pessoas que irão aparecer nas imagens. Para nós, as ArqLindas, a autorização utilizada foi do uso da imagem dos integrantes do Projeto PÉS?, Projeto escolhido para ser trabalhado ao longo do semestre. No trabalho final, mostraremos fotos e/ou vídeos do Projeto e, por isso, precisávamos da autorização.
A curiosidade da semana é sobre o funk. O funk foi considerado patrimônio cultural do Rio de Janeiro, segundo o PROJETO DE LEI nº 4.124, DE 2008 (Link do projeto Lei), pois como se trata de uma forma de manifestação cultural popular, é digna do cuidado e da proteção do Poder Público. As letras das músicas são bem diferenciadas. Como a música que foi citada neste post é para maiores de 18 anos, não iremos publicá-la no blog.
Para saber o que a novinha quer, além do funk, vamos entender primeiro o que é fluxograma: é uma ferramenta utilizada para representar uma rotina de trabalho por meio de figuras geométricas. Um modo mais didático de entender o que acontece em uma organização a partir da transição de informações entre os elementos que o compõem. No caso que mostraremos hoje, o fluxograma, feito por meio do programa bizagi, é de um documento que tem sua destinação final no arquivo permanente. O fluxograma é essencial para obter um estudo detalhado do ciclo documentário, ou seja, ter conhecimento da entrada, processamento e saída dos documentos em determinada ocasião.
O documento apresentado é um termo de autorização de uso de imagem (segue modelo abaixo), muito importante para o meio em que estamos inseridas: a dança. Não podemos sair por aí tirando fotos e/ou gravando apresentações diversas (até mesmo a da novinha no funk) para divulgação sem a autorização prévia das pessoas que irão aparecer nas imagens. Para nós, as ArqLindas, a autorização utilizada foi do uso da imagem dos integrantes do Projeto PÉS?, Projeto escolhido para ser trabalhado ao longo do semestre. No trabalho final, mostraremos fotos e/ou vídeos do Projeto e, por isso, precisávamos da autorização.
A curiosidade da semana é sobre o funk. O funk foi considerado patrimônio cultural do Rio de Janeiro, segundo o PROJETO DE LEI nº 4.124, DE 2008 (Link do projeto Lei), pois como se trata de uma forma de manifestação cultural popular, é digna do cuidado e da proteção do Poder Público. As letras das músicas são bem diferenciadas. Como a música que foi citada neste post é para maiores de 18 anos, não iremos publicá-la no blog.
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| Modelo de Termo de Autorização de Uso de Imagem* |
* O termo assinado pelos integrantes do projeto não pode ser divulgado aqui no Blog por conter informações pessoais.
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| Fluxograma do Termo de Autorização de Uso de Imagem do Projeto PÉS? |
O fluxograma foi elaborado de acordo com a importância do documento. Este termo é prova de que a divulgação da imagem do Projeto foi autorizada pelo responsável, ou seja, se as imagens são permanentes, o termo de autorização do uso de imagem também deve ser.
Durante a aula de sexta-feira (02/10), aprendemos a mexer melhor no programa bizagi e fizemos algumas modificações em nosso fluxograma:
As modificações foram poucas, mas fizeram diferença na conclusão e entendimento do fluxo documental. A primeira mudança que observamos ser necessária foi a correção do caminho "o responsável deseja guardar a sua via?", pois este losango representa uma decisão a ser tomada, logo, cada canto de sua figura serve para representar um caminho diferente a ser seguido no ciclo de vida do documento.
Outra alteração realizada foi a questão do FIM do ciclo de vida do documento. Com o fluxograma representado do jeito que estava anteriormente, dava a entender que quando encaminhávamos o documento para a guarda permanente, seu ciclo de vida seria encerrado. Isso está errado, pois, como o documento ainda existe em um arquivo permanente, ele pode ser recuperado a qualquer momento caso haja necessidade de provar que a autorização das imagens do grupo foi concedida pelo responsável. É importante ressaltar que, caso haja necessidade de recuperação do documento, este não volta a ser corrente.
Durante a aula de sexta-feira (02/10), aprendemos a mexer melhor no programa bizagi e fizemos algumas modificações em nosso fluxograma:
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| Fluxograma atualizado do Termo de Autorização de Uso de Imagem do Projeto PÉS? |
As modificações foram poucas, mas fizeram diferença na conclusão e entendimento do fluxo documental. A primeira mudança que observamos ser necessária foi a correção do caminho "o responsável deseja guardar a sua via?", pois este losango representa uma decisão a ser tomada, logo, cada canto de sua figura serve para representar um caminho diferente a ser seguido no ciclo de vida do documento.
Outra alteração realizada foi a questão do FIM do ciclo de vida do documento. Com o fluxograma representado do jeito que estava anteriormente, dava a entender que quando encaminhávamos o documento para a guarda permanente, seu ciclo de vida seria encerrado. Isso está errado, pois, como o documento ainda existe em um arquivo permanente, ele pode ser recuperado a qualquer momento caso haja necessidade de provar que a autorização das imagens do grupo foi concedida pelo responsável. É importante ressaltar que, caso haja necessidade de recuperação do documento, este não volta a ser corrente.
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