Elaborando os Planos - Empresa MCEbyte

Na aula do dia 28/08 fomos promovidas a arquivistas terceirizadas do Centro de Pesquisas da Ilusão, com a tarefa de organizar o fundo fechado da massa falida da MCEbyte. O intuito dessa organização é facilitar o acesso à informação e pesquisa. Durante a análise da documentação, a nós entregue, percebemos que, antes de começarmos a criação do plano de classificação, precisaríamos conhecer  a missão da empresa, para delimitar a área de pesquisa e descrever os documentos que tínhamos em mãos.

Descobrimos, então, que a missão da empresa era ser uma agência de turismo virtual que possuía um atendimento personalizado para cada cliente, prezando pelo conforto dele antes, durante e depois das viagens. Além disso, o acervo é composto por conjuntos documentais relacionados a pacotes de viagens e projetos e serviços que visam a comodidade do cliente.

Desse modo, entendendo um pouco sobre a empresa, podemos elaborar um plano de classificação para os seus documentos. Primeiramente, realizamos a análise diplomática (que já foi explicada nesse blog - link aqui) deles e depois a tipológica (análise da função do documento de acordo com o contexto em que está inserido). Após isso, fizemos o plano de classificação para organizar o acervo de modo a facilitar a consulta pública.

Análise Diplomática mínima

Contextualização Tipológica

 * As imagens impossíveis foram encontradas na gaveta do Diretor de ilusão José Arcimboldo e, por meio de entrevistas com outros funcionários, descobrimos que faziam parte de um projeto virtual que visava o máximo aproveitamento do cliente para sua viagem virtual.

Plano de Classificação Tipológica

* Número de documentos = número de documentos originais + número de cópias. Exemplo: (4+7) = quatro documentos originais mais sete cópias.

** O sinal de interrogação indica a incerteza das datas. Quando o sinal está depois do mês [abr?/1996], significa dúvida só com relação ao mês. Quando o sinal está depois do ano [abr/1996?], indica que a data está imprecisa.

DEFINIÇÕES DAS FUNÇÕES ARQUIVÍSTICAS

Registro de projetos virtuais: Elaboração de imagens para a construção de projetos virtuais, visando o máximo aproveitamento dos clientes em suas viagens virtuais.

Descrição de viagem virtual com declaração do termo do contrato-padrão: Controle dos pedidos de viagens virtuais preenchidos pelos clientes, visando descrever qual será a viagem e de que forma será implantado o chip em seu cérebro. Contém também os dados pessoais do cliente para efetivar o contrato e termo de compromisso, visando eximir a empresa de danos causados ao contratante.

Registro dos preços dos serviços prestados pela empresa: Controle financeiro dos valores mensais atualizados cobrados por cada serviço prestado pela agência de turismo virtual.

Registro de compra de pacote de viagem: Controle dos pacotes virtuais efetivamente contratados e de seus valores pagos pelos clientes.

Registro de dados pessoais dos funcionários: Controle dos dados pessoais dos prestadores de serviço da empresa, visando manter atualizado o perfil do funcionário na parte de recursos humanos.

Divulgação dos serviços prestados pela empresa: Divulgação dos serviços prestados pela agência de turismo virtual, visando disseminar a ideia da empresa para obter um número de clientes cada vez maior.

O estudo da Diplomática permitiu a análise dos documentos da empresa de modo particular para o devido conhecimento de cada espécie documental, ou seja, definindo cada documento precisamente. Já a tipologia documental serviu para compreender melhor o significado dos documentos, prestando-se para (re)construir a história da empresa falida, sendo assim, importante para a memória organizacional. A MCEbyte, empresa com uma proposta tão inovadora não pode ser esquecida nuuuunca!! Quem sabe no futuro, a partir dos documentos organizados em seus devidos contextos, alguém tenta reviver essa ideia de maneira mais visionária, não é mesmo??!

Ajustes realizados: 

• Análise Diplomática e Tipológica mínimas

Espécie: Imagens Impossíveis
Função: comprovação de projetos virtuais
Tipologia (reduzida): Imagens Impossíveis

Forma: rascunho

Formato: metade de uma folha avulsa

Dimensões: metade do tamanho ofício
Número de documentos*: 4

Espécie: Pedido de Viagem
Função: descrição da viagem virtual
Tipologia (reduzida): Pedido de Viagem
Forma: original
Formato: metade de uma folha avulsa
Dimensões: metade do tamanho ofício
Número de documentos*: 4

Espécie: Tabela de Preços
Função: registro dos serviços prestados
Tipologia (reduzida): Tabela de Preços
Forma: original
Formato: metade de uma folha avulsa
Dimensões: metade do tamanho ofício
Número de documentos*: 4

Espécie: Nota Fiscal de Venda ao Consumidor
Função: comprovação de compra do pacote de viagem
Tipologia (reduzida): Nota Fiscal de Venda ao Consumidor
Forma: original
Formato: metade de uma folha avulsa
Dimensões: metade do tamanho ofício
Número de documentos*: 4

Espécie: Ficha Funcional
Função: registro de dados pessoais dos funcionários
Tipologia (reduzida): Ficha Funcional
Forma: original
Formato: folha avulsa
Dimensões: tamanho ofício
Número de documentos*: 4

Espécie: Panfleto Publicitário
Função: divulgação dos serviços prestados
Tipologia (reduzida): Panfleto Publicitário
Forma: original
Formato: folha avulsa
Dimensões: tamanho ofício
Número de documentos*: 4

* Número de documentos de uma amostra documental que nos foi entregue.